User Manual (DE)

HRcapture ist eine Erweiterung der semantischen Produktpalette von JoinVision und wurde entwickelt, um die extrahierten Informationen aus der semantischen Verarbeitung vor der Weiterverarbeitung im System des Kunden zu vervollständigen und ggf. zu korrigieren.

Die Anwendung hat eine starke visuelle Ausrichtung und erlaubt nicht nur die Bearbeitung der Formularfelder, sondern auch die manuelle Optimierung des Extraktionsergebnisses auf visueller Ebene. Bei richtigem Einsatz der dafür entwickelten Werkzeuge kann die Zeit für die Nachbearbeitung im Vergleich zu einfachen Formularlösungen drastisch verkürzt werden.

User Interface

Capture ist in zwei Hälften aufgeteilt. Auf der linken Seiten befindet sich der visuelle Teil, der das Originaldokument im Originallayout anzeigt, rechts befinden sich die Eingabemasken, anhand derer die Informationen vervollständigt werden können.

Open

Beide Hälften sind miteinander verbunden und Aktionen in einer der beiden Hälften wirken sich auf die jeweils andere entsprechend aus. Ein Klick auf ein Formularfeld auf der rechten Seite markiert, sofern existent, die jeweilige Quelle der extrahierten Information in Form eines Rechtecks auf der linken Seite der Applikation - und umgekehrt. Der Klick auf ein Rechteck im visuellen Fenster selektiert und markiert das dazugehörige Feld auf der Formularseite.

Open

Bei der Auswahl im linken Bereich wird, sofern Felder übereinanderliegen, stets das flächenmäßig kleinste Element selektiert:

Aufbau des Formular-Teils

Formularfelder

Generell besteht jedes Formularfeld aus einer Bezeichnung und dem dazugehörigen Wert bzw. den dazugehörigen Werten. Neben normalen Texteingabe-Feldern gibt es auch Felder für die Auswahl eines oder mehrerer Werte aus einer Liste, für die Angabe spezieller Datentypen (Datum, Zahlen, etc.) und für das Abhaken gewisser Eigenschaften (Ja/Nein-Abfrage).

Wird eine Information, ob als Formular oder im visuellen Bereich, mit einem Mausklick selektiert, so wird das entsprechende Feld und das zugehörige Rechteck bzw. die zugehörigen Rechtecke entsprechend hervorgehoben (Standard: blau, konfigurierbar).

Reiter

Das Formularfenster kann über einen oder mehrere Reiter verfügen (siehe Abb. 4).

Wird ein Reiter selektiert, in dessen oberster Liste noch kein Element ausgewählt wurde, so sind alle Felder des Reiters ausgegraut (siehe Abb. 4) - in diesem Beispiel ist keine Berufsphase ausgewählt. Sobald eine Phase ausgewählt wird, werden die Felder entsprechend dem ausgewählten Element selektiert (siehe Abb. 5).

Tooltips und Infotexte

Wenn konfiguriert, wird beim Bewegen des Mauszeigers über ein beliebiges Formularfeld ein erklärender Text angezeigt (siehe Abb. 6).

Container

Formulare, die mehrfache Informationen darstellen können, so zum Beispiel das Formular für die Eingabe einer Berufsphase in einem Lebenslauf, beinhalten stets eine Liste der unterschiedlichen “Sub-Formulare”, so zum Beispiel eine Liste aller Berufsphasen.

In dieser Liste kann durch den Klick auf eine Phase diese selektiert werden (siehe Abb. 7). Daraufhin füllt sich das darunterliegende Formular mit allen zu dieser Phase gehörenden Details. Klickt man auf ein anderes Element der Liste, so ändern sich auch umgehend die Werte in den Formularfeldern.

Für Listen stehen, neben der Auswahl selbst, mehrere Aktionen zur Verfügung:

Hinzufügen

Fügt einer Liste ein neues Element hinzu, bspw. eine Phase zu einem Lebenslauf. Hierbei wechselt der visuelle Teil in den Auswahlmodus und man kann mit der Maus den Bereich im Dokument selektieren, der von dem neuen Element abgedeckt werden soll (siehe Abb. 8).

Beinhaltet der Bereich bereits extrahierte Informationen, so werden diese Informationen dem neuen Element zugeordnet und die entsprechenden Felder automatisch befüllt (siehe Abb. 9).

Entfernen

Das selektierte Element wird gelöscht und aus der Liste entfernt. Etwaige darin enthaltene Informationen bleiben visuell erhalten, um später einem anderen Element zugewiesen werden zu können.

Ändern zu…

Je nach Konfiguration kann ein Listenelement auch in einen anderen Container verschoben werden, zum Beispiel eine Ausbildungsphase in eine Berufsphase (siehe Abb. 10).

Gibt es zwischen dem Quell- und dem Zielcontainer Übereinstimmungen in der Benennung der Felder, so werden die Felder aus dem alten Element automatisch in die Filter des Zielelementes übernommen (siehe Abb. 11).

So werden im Beispielfall die Datumsangaben trotz der Verschiebung übernommen, aber auch komplexere Elemente wie in z.B. Tätigkeitsgebiete und Branchen können direkt übernommen werden.

Ausstehende Informationen

Im vorhergehenden Beispiel können nicht alle relevanten Felder automatisch befüllt werden, da in der Ausbildungsphase zum Beispiel kein Firmenname vorkommt. Deshalb wird das entsprechende Feld rot eingerahmt um so darauf hinzuweisen, dass hier eine Information ausstehend ist. Abbildung 12 zeigt selbiges für einen fehlenden Vornamen und ein fehlendes Geburtsdatum.

Textfelder

Es gibt zwei Arten von Textfelder: Einzeilige und Mehrzeilige. In beiden Fällen kann ein Feld entweder klassisch per Hand befüllt werden, oder aber ein Textbereich im Dokument in der linken Seite markiert werden, welcher übernommen werden soll. Möchte man die Textmarkierung starten, so muss auf das Zielfeld ein Doppelklick durchgeführt werden. Daraufhin wird der Hintergrund des Textfeldes dunkelblau und auf der linken Seite startet der Markierungs-Modus. Nun kann einfach wie gewohnt Text markiert werden (siehe Abb. 13).

Nach Loslassen der Maustaste wird der markierte Text umgehend in das Formularfeld übernommen.

Da der Firmenname vom obigen Beispiel nun befüllt ist, wird er nicht mehr als ausstehend angezeigt. Einzeilige Textfelder werden vom markierten Text ersetzt, bei mehrzeiligen Textfeldern wird der Text an den bereits vorhandenen Text angehängt (siehe Abb. 14).

Feld-Restriktionen

Einzeilige Felder können auch validiert werden, das bedeutet, dass die eingegebenen Daten einem bestimmten Format entsprechen müssen. Ein Datum darf zum Beispiel keine Buchstaben enthalten. Werden derart restriktierte Felder mit falschen Zeichen befüllt, so wird eine entsprechende Hinweismeldung eingeblendet (siehe Abb. 15).

Wertevorräte

Wertevorräte sind Sammlungen von Werten, von denen einer oder mehrere zu einem Feld hinzugefügt werden können. Die verschiedenen Arten von Wertevorräten sind:

Wertevorräte mit Einfach-Auswahl

Neben Containern und Textfeldern gibt es auch Wertevorräte, also Listen, aus denen ein oder mehrere Elemente ausgewählt werden können. Listen, aus denen nur ein Element ausgewählt werden kann, werden in den Formularen als Pull-Down-Menü repräsentiert (siehe Abb. 16).

Wertevorräte mit Mehrfach-Auswahl

Listen, aus denen mehr als ein Element ausgewählt werden kann, werden als zwei Listen und entsprechenden Toggle-Buttons repräsentiert (siehe Abb. 17).

Im oberen Bereich des Feldes wird, nicht editierbar, als Übersicht angezeigt, welche Element ausgewählt wurden. Ist das Formular nicht selektiert, wird nur dieses Feld angezeigt. Erst die Auswahl des Feldes oder des visuellen Pendants lässt die Listenauswahl auf-, und bei Deselektion wieder zuklappen.

Im linken Bereich werden alle verfügbaren Werte angezeigt, im rechten Bereich alle ausgewählten Werte. Mit einem Klick auf den oberen Pfeil wird der links selektierte Wert nach rechts zu den ausgewählten Elementen verschoben, mit einem Klick auf den unteren Pfeil wird ein rechts selektierter Wert wieder entfernt.

In größeren Wertevorräten kann über den Filter die Selektionszeit drastisch verkürzt werden. Einfach einen Teil des gesuchten Wertes im “Filter” eingeben, um die mögliche Auswahl auf wenige zu reduzieren (siehe Abb. 18).

Wertevorräte mit gewichteter Mehrfach-Auswahl

Bei dieser Variante der Mehrfachauswahl kann zusätzlich zu dem ausgewählten Wert ein Gewicht für diesen Wert festgelegt werden. Das gewünschte Gewicht wird über Schieberegler eingestellt (siehe Abb. 19).

Multi-Daten-Box

Daten, die nur einmal, aber auch mehrfach vorkommen können (wie z.b. Telefonnummer), werden mit der Multi-Daten-Box repräsentiert. Um einen neuen Eintrag einzufügen, kann der Text wie in einer gewöhnlichen Textbox eingegeben werden, mit ENTER wird der Tag eingefügt. Alternativ dazu kann mittels Doppelklick der Textmarkierungs-Modus gestartet werden. Der gesamte markierte Text wird dann als neuer Eintrag eingefügt.

Möchte man einen Eintrag bearbeiten, muss er lediglich angeklickt werden und schaltet dann automatisch in den Editier-Modus (siehe Abb. 20). Mit ENTER kann das Editieren beendet werden. Löschen lassen sich bereits eingefügte Einträge mit einem Klick auf das orange X oder mit der BACKSPACE Taste.

Elemente visuell verschieben

Manchmal kann es vorkommen, dass Bereiche im Dokument nicht 100% präzise erfasst wurden und zum Beispiel leicht verschoben sind. Bei entsprechend konfigurierten Elemente, wie zum Beispiel Phasen in einem Lebenslauf, kann ein derartiger Bereich im visuellen Fenster verschoben, vergrößert und verkleinert werden. Der Mauszeiger verändert bei solchen Feldern entsprechend die Form, von einem Zeiger in eine Hand bzw. an den Kanten des Rechtecks in entsprechende Verschiebe-Cursor:

Das Verschieben erfolgt wie beim Verschieben von Fenstern im Betriebssystem nach dem Verfahren “drag & drop”: Klicken, ziehen, Loslassen. Die Größenveränderung erfolgt auch genau wie bei Fenstern von Anwendungen nach demselben Prinzip (siehe Abb. 23).

Fotos

In Capture können auch Fotos aus einem Dokument visualisiert und gegebenenfalls aus diesen ausgeschnitten werden.

Wurde kein Foto selektiert oder ist man mit der Selektion nicht einverstanden, so wird durch einen Doppelklick auf das Foto der Selektionsmodus gestartet. Hierbei werden alle Elemente im Dokument ausgeblendet und man kann mit dem Mauszeiger den Bereich ausschneiden, von dem man ein Foto exportieren möchte (siehe Abb. 24).

Anschließend wird das neu ausgeschnittene Foto im entsprechenden Bereich im Formular angezeigt.

Arbeit abschließen/zurücksetzen

Ist die Ergänzungsarbeit abgeschlossen, kann im Menü rechts oben der Vorgang durch einen Klick auf “Erfassung abgeschlossen” beendet werden. Durch einen Klick auf “Zurücksetzen” wird das Dokument auf die letzte am Server gespeicherte Version zurückgesetzt!